Informativa privacy

BOZZA CANONICA PER DEMO — DATI E SOGGETTI FITTIZI Versione del 16 luglio 2026. Questo testo rende completa la demo ma deve essere sostituito o approvato dopo l'audit della specifica installazione cliente. INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 1. Titolare, responsabile e contatti Il titolare del trattamento è il Comune Demo di Borgo Serena, con sede in Piazza dell'Esempio 1, 00100 Borgo Serena (IT), codice fiscale 00000000000, email privacy@borgoserena.example. Il Responsabile della protezione dei dati (DPO) del titolare è l'Avv. Giulia Ferri, contattabile all'indirizzo dpo@borgoserena.example. Il fornitore della piattaforma, nominato responsabile del trattamento per le attività svolte per conto del titolare, è Insieme Servizi Digitali Demo S.r.l., con sede in Via del Prototipo 10, 00100 Borgo Serena (IT), P. IVA 11111111111, email privacy@insieme-demo.example. Tutti i nomi, indirizzi, codici fiscali e recapiti di questa versione sono fittizi. 2. Ambito del servizio Insieme è una piattaforma di welfare di prossimità per richieste quotidiane non sanitarie. Consente a persone anziane o richiedenti di descrivere un bisogno, a giovani e altre persone disponibili di offrire tempo e competenze, alle associazioni di gestire persone autorizzate e all'ente di governare eccezioni, sicurezza e qualità del servizio. Il servizio non gestisce emergenze, prestazioni sanitarie o assistenza professionale sostitutiva dei servizi pubblici competenti. 3. Categorie di dati trattati La piattaforma può trattare: - dati identificativi e di contatto, inclusi nome, email e numero di telefono quando fornito per finalità operative; - ruolo nel servizio e appartenenza a un'associazione o all'ente; - città, quartiere, area di servizio e preferenze di incontro; - disponibilità, competenze, interessi e fasce orarie; - contenuto delle richieste, stati, inviti di accesso, accettazioni, rifiuti, proposte, assegnazioni e appuntamenti; - comunicazioni operative e dati necessari alle notifiche; - segnalazioni, motivazioni degli interventi e provvedimenti sugli account; - dati tecnici di accesso, sicurezza, audit e utilizzo della piattaforma; - input e output delle funzioni di supporto AI. Il servizio è progettato per bisogni non sanitari. Gli utenti non devono inserire diagnosi, referti, documenti di identità, credenziali, OTP, dati finanziari, dati giudiziari o altre informazioni non necessarie. Eventuali dati eccedenti possono essere rimossi o limitati dal titolare secondo le procedure applicabili. 4. Finalità e basi giuridiche Nel modello canonico per un ente pubblico, i dati sono trattati per: a) creare e amministrare account, profili, associazioni e autorizzazioni; b) raccogliere richieste, verificare disponibilità e compatibilità, proporre persone e organizzare gli appuntamenti; c) inviare comunicazioni operative su inviti, risposte, scadenze, assegnazioni, variazioni di orario e chiusure; d) consentire agli operatori e agli amministratori dell'ente di gestire eccezioni, segnalazioni, sospensioni e audit; e) prevenire abusi, proteggere account e infrastruttura, diagnosticare malfunzionamenti e garantire continuità; f) assistere gli utenti e documentare le operazioni necessarie al servizio. Le finalità da a) a d) sono basate, nel modello demo, sull'esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all'esercizio di pubblici poteri del titolare ai sensi dell'articolo 6, paragrafo 1, lettera e), del GDPR e sugli atti che disciplinano il servizio dell'ente. Le finalità e) e f) si fondano sul medesimo compito e sugli obblighi legali, organizzativi e di sicurezza applicabili al titolare. Se il cliente non è un ente pubblico o adotta un diverso fondamento, basi giuridiche e atti presupposti devono essere sostituiti dopo l'audit. Il servizio non usa il consenso come base generale per trattamenti necessari al funzionamento e non usa i dati per marketing nella configurazione corrente. 5. Suggerimenti preparati con l'intelligenza artificiale Prima di preparare i suggerimenti, la piattaforma esclude le persone che non appartengono all'ente, non dispongono delle autorizzazioni necessarie, non sono disponibili nel momento richiesto o non possono ricevere la proposta tramite un account attivo o un referente autorizzato dell'associazione. In seguito valuta anche zona, competenze e modalità dell'incontro. Regolo.ai contribuisce a questa valutazione restituendo un punteggio e una breve motivazione. Soltanto le proposte che superano la soglia configurata vengono mostrate. Quando sceglie personalmente, chi ha creato la richiesta decide chi invitare e mantiene la scelta finale tra le persone disponibili. Con la scelta automatica, attivata per la singola richiesta, la piattaforma invia gli inviti secondo le regole configurate e conferma la prima persona che accetta. Ogni persona invitata resta libera di accettare o rifiutare. Il suggerimento dell'intelligenza artificiale non produce da solo effetti giuridici né decisioni analogamente significative. Gli operatori dell'ente possono riesaminare il processo, correggere dati inesatti, rimuovere un'assegnazione o intervenire in caso di contestazione. È possibile chiedere una spiegazione o il riesame da parte di una persona scrivendo a privacy@borgoserena.example. 6. Natura del conferimento I dati contrassegnati come obbligatori sono necessari per creare l'account o utilizzare la relativa funzione. La mancata comunicazione può impedire registrazione, preparazione delle proposte, notifiche o gestione della richiesta. I campi facoltativi possono essere omessi senza impedire l'accesso alle funzioni che non li richiedono. 7. Origine dei dati I dati sono raccolti direttamente dall'utente oppure, per le persone gestite da un'associazione, dal referente autorizzato. Stati, punteggi, audit e dati tecnici sono generati durante l'utilizzo della piattaforma. L'associazione deve informare le persone gestite e operare sulla base di un'autorizzazione valida. Una persona gestita puo' attivare un accesso personale in sola lettura per consultare gli incarichi gia' confermati per lei; proposte e decisioni operative restano all'associazione. Un eventuale profilo autonomo dello stesso account resta separato. 8. Destinatari e fornitori Nei limiti necessari possono accedere ai dati: - personale autorizzato del titolare; - amministratori e operatori del solo ente di appartenenza; - referenti delle associazioni limitatamente alle persone da loro gestite; - utenti coinvolti in una richiesta, limitatamente ai dati necessari al contatto e all'attività; - Insieme Servizi Digitali Demo S.r.l. quale responsabile; - fornitori di hosting, backup, email e supporto tecnico nominati secondo il ruolo effettivo; - Regolo.ai, fornitore usato per le funzioni di intelligenza artificiale; - Telegram, esclusivamente quando il canale opzionale è abilitato e scelto dall'utente; - autorità o soggetti pubblici nei casi previsti dalla legge. L'elenco definitivo dei fornitori, le loro denominazioni legali, localizzazioni, condizioni di retention e catene di sub-responsabili devono essere verificati nell'audit del cliente. 9. Trasferimenti internazionali La configurazione demo presuppone servizi e dati ospitati nello Spazio Economico Europeo. Prima del go-live il titolare verifica contratti, localizzazioni operative e accessi di ogni fornitore. Eventuali trasferimenti verso paesi terzi possono avvenire soltanto sulla base di una decisione di adeguatezza o di una delle garanzie previste dagli articoli 46 e seguenti del GDPR, con le eventuali misure supplementari necessarie. 10. Conservazione Il modello canonico propone le seguenti durate, da confermare e rendere operative durante l'audit: - account e profili: per la durata dell'account e 12 mesi dalla chiusura; - richieste, proposte e appuntamenti: 24 mesi dalla chiusura della richiesta; - log di input e output AI: 30 giorni, con cancellazione automatica tramite workflow; - metriche tecniche e allarmi senza prompt o output AI: 90 giorni; - registro delle operazioni di sicurezza e degli interventi manuali: 24 mesi; - segnalazioni trust & safety: 36 mesi dalla chiusura; - notifiche e outbox: corpo azzerato dopo consegna o abbandono definitivo e record terminale eliminato dopo 30 giorni; - backup: rotazione massima di 30 giorni, salvo blocchi documentati per obblighi di legge o contenzioso. La piattaforma applica automaticamente la retention dei log AI e la rotazione dei backup. Le altre durate richiedono procedure applicative e infrastrutturali specifiche prima della prima scadenza. I dati possono essere conservati più a lungo quando necessario per obblighi di legge, accertamento di responsabilità o tutela in giudizio, limitatamente al periodo applicabile. 11. Sicurezza La piattaforma separa i dati di ciascun ente, limita l'accesso in base al ruolo, usa connessioni protette, limita i tentativi ripetuti, consente di disconnettere gli account da tutti i dispositivi e registra le operazioni sensibili. Sono inoltre previsti backup e controlli di disponibilità. Titolare e responsabile verificano periodicamente che le misure restino adeguate al rischio e alla configurazione effettiva. 12. Diritti degli interessati Nei casi e nei limiti previsti dal GDPR, l'interessato può chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione e portabilità dei dati, nonché informazioni sui suggerimenti preparati con l'intelligenza artificiale e l'intervento di una persona. Le richieste possono essere inviate a privacy@borgoserena.example o al DPO dpo@borgoserena.example. L'interessato può inoltre proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, tramite i canali pubblicati su www.garanteprivacy.it, o rivolgersi all'autorità di controllo competente del proprio Stato membro. 13. Aggiornamenti Il titolare aggiorna questa informativa quando cambiano finalità, basi giuridiche, fornitori, funzioni AI, tempi di conservazione o configurazione del servizio. Le modifiche rilevanti vengono comunicate con modalità proporzionate prima della loro applicazione.

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